オフ会経験はありませんが ^^; 通常，一人二人の増減はレストラン側は慣れてるので，要は個室の最低人数分の支払いをどう確保するか，ですよね？

まずは最低人数が何人かを確認してきちんと参加者に伝えることでしょか。
ぎりぎりの場合は，欠席することになれば，代金は払う，と申し出をしてくれるひとが多いです。
あとで振り込むから，申し訳ないですが当日は立て替えてください，というパターンですね。

あと，飲食物持ち込み可能の公共の小会議室やオーディオルームを取るという手もあります。場所＆AV機材レンタル代が参加者頭割り，あとは自己負担ですみます。今はデパ地下等で結構いい食材が入手できますし，ピザを取ってもいいですし。

イベントのメインが「Jeffを見たり聞いたりしてプレイについて語り合う（聞くのが重要）」なのか，「ジェフ好きが集まってジェフについてわいわい話す（聞くのは二次的）」なのか，で，場所も変わってくるでしょうね。
レストランでプロジェクター，の場合，ハイハットやバスドラムの細かなプレイのチェックが難しいかもしれませんし，
お話メインだったら小会議室でペットボトル・・・ってのも，どうなんでしょね？ってな気がします。^^;

おや。それじゃ，一番乗り，ということで。^^;

ドラムセットを持ち込むのであれば，最初からスタジオがいいでしょう。
スネアだけ，にしても，スタンドは要りますから。それに，ドラムはさすがに音が響きすぎます。^^;
持ち込むにしても車が必要になります。飲むなら車を使わないプランがいいでしょう。
オーディオセットの入ったスタジオだったらCDを大音量で聞けます。^^
ソファとテーブルがあってちょっとした飲食物なら持ち込めるスタジオもありますよ。
頭割りすればさほどかからないでしょう。

ネックは，さすがにDVDが見られるスタジオはあんましなさそう，という点でしょうか。
でも，それだってパソコン持ち込めば済みますよね。^^

お金かけずにやる方法なんていくらもあります。
最悪，課題曲を決めておいて，全員Mp3プレイヤー等を持参して，
アタマだしして，せいのーで，で，聞いてもいいわけですから。（笑）
ファミレスの奥の席になんだか怪しい集団が・・・みたいな？ （爆）　<皆ヘッドフォンしてる ^^;
ま，これを二次会でやってもいいわけですが。 ^^;

大事なのは，同じ曲をみんなで聞いて，もしくは同じ映像をみんなで見て
あーだこーだ言える事かなあ？と思います。
ファン同士が，一緒にジェフを聞いて語り合える，ってだけで，十分素晴らしいではないですか。^^
二次会飲食～も，人数が多ければ予約が要りますが，
8人前後だったら，人数がわかった時点で予約，でも大丈夫じゃないでしょかね？

名古屋と同じ感覚で書いてちゃいけないかもですが　^^;
私はそのくらいの人数のときは予約取らずにその辺の居酒屋や中華料理店で
勝手に食べたいもの頼んで，食べた分は割り勘，飲んだ分は自分で払ってもらってます。
混み具合にもよるので，事前にいくつか目星はつけておきたいですけどね。
混む時間帯の前に店に入っちゃえばこっちのモンです。^^

そうですね，たかが４～５名のバンドの練習日の調整ですら，
急な仕事，自分や家族の体調不良，訃報が入った，子供のなんたらかんたら等等，
結構毎回前日までバタバタあります。^^;　
そもそもよっさんとワタシは新幹線が止まったらもう行けませんし。^^;　

だから，直前の不参加２～３は見込んだほうが無難。。。となると，最低10人，はいい線かも。

そう考えると，4月半ばを完全受付終了にせず，その後も若干名募集，としておくほうがいいかもですよ。
（ってか，職種によりますが，GWごろまでは，6月の予定の見通しがつかない人も多いかもです。）
あと，現時点では管理人さんの中でだけいいので，
一応だいたいのMAX人数の目途も決めておかれるといいと思います。^^
それによってどこまで呼び掛けるか，ってな線も徐々に出てくると思いますよ。^^